5. Klubbens organisering

 

5.1 Årsmøtet

Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet og avholdes i februar hvert år. Innkalling til årsmøtet annonseres på hjemmesiden www.haslumfotball.no.

Årsmøtet legger grunnlaget for klubbens og fotballstyrets arbeid. Alle som ønsker å være med på å bestemme hva klubben skal gjøre, og hvordan den skal drives, bør delta på årsmøtet.

Alle medlemmer fra det året de fyller 15 år kan stille på årsmøtet og har stemmerett fra de er fyllt 15 år, så fremt man har betalt medlemsavgift til Haslum IL. For å bli medlem i Haslum Fotball må du betale en årlig medlemskontingent til Haslum IL.

5.2 Organisasjonskart

  

organisasjonsmodell.png

 

 

 5.3 Fotballstyrets sammensetning og oppgaver

Haslum Fotball ønsker å utvikle en klubb der samarbeidet/rolleavklaring mellom styret, administrasjonen og foreldrene er best mulig.

For å sikre kompetanse- og erfaringsoppbygging samt en effektiv gjennomføringskraft ønsker klubben i en ideell situasjon en sentraladministrasjon bestående av en daglig leder, en administrativ støttefunksjon (deltidsstilling) og en sportslig leder (stillingsprosenten vil være avhengig av klubbens økonomiske situasjon)

 

Styret

Styrets viktigste funksjon er å legge til rette for best mulig rammer rundt aktiviteten på alle plan. Styret består av:

1. Leder

2. Nestleder

3. Sportslig  ansvarlig

4. Økonomiansvarlig

5. Jentefotballansvarlig

6.Guttefotballansvarlig

7. Barnefotballansvarlig

8. Anleggsansvarlig

Noen av ansvarsområdene (bortsett fra leder/nestleder) kan betjenes av samme person, slik at antallet medlemmer i styret kan være noe færre enn ovennevnte ansvarsområder.

 

Styrets viktigste arbeidsoppgaver er:

Mål- og strategiarbeid/rammene for arbeidet i klubben.

  • Visjon- og verdiarbeid.
  • Økonomi- og driftskontroll.
  • Legge til rette for at man kan rekruttere flest mulig, beholde dem over tid, samt utvikle gode fotballspillere.
  • Oppfølging daglig leder samt gi daglig leder de riktige rammebetingelsene for å kunne utvikle klubben iht. planer, strategier og budsjetter
  • Fastsette agenda for styremøter og lede møtene.
  • Overordnet ansvar for utarbeidelse/videreutvikling av strategi og planer i klubben.
  • Hovedansvarlig for kontakt med fotballkrets, NFF, idrettskrets og NIF
  • Klubbens pressekontakt
  • Representere fotballgruppa i hovedstyret i idrettslaget

 

Leder

  • Fastsette agenda for styremøter og lede møtene.
  • Overordnet ansvar for utarbeidelse/videreutvikling av strategi og planer i klubben.
  • Hovedansvarlig for kontakt med fotballkrets, NFF, idrettskrets og NIF
  • Klubbens pressekontakt
  • Representere fotballgruppa i hovedstyret i idrettslaget

 

Nestleder

  • Stedfortreder for leder
  • Fungerer som sekretær på styremøter og fører protokoll
  • Ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem.
  • Styrets hovedkontakt inn mot klubbens sportslige aktiviteter, herunder følge opp utvikling og implementering av sportsplanen.
  • Følge opp at årgangene drives iht. sportsplanen
  • Følge opp utvikling av sportslig kompetanse i klubben
  • Kvalitetssikre/følge opp klubbens treneransettelser
  • Følge opp at klubben gjennomfører oppstart av nye årganger iht. klubbens rutiner for dette.

 

Sportslig organisering 

Denne organiseringen/modellen kan endres over tid, avhengig av behov og tilgang på sportslig kompetanse

  • Alle lagene i ungdomsfotballen (13-19 år) skal så langt det lar seg gjøre trenes av «eksterne» trenere, dvs. trenere som ikke har barn på laget. Dette kan fravikes dersom situasjonen skulle tilsi det (dersom foreldretrener vurderes som beste løsning og/eller manglende tilgang på andre kvalifiserte trenere).
  • All sportslig aktivitet i barnefotballen (6-12 år) organiseres/ledes av foreldre.
  • Klubben skal sikre at de engasjerte trenerne tilbys nødvendig skolering og oppfølging. Dette kan gjøres både ved eksterne kurs og/eller intern oppfølging (f,eks. av en trenerkoordinator)
  • Trenerkoordinator (på sikt en sportslig leder) skal bistå de forskjellige årskullene med etablering av en grundig sportslig plan for sesongen (inkl. cupdeltagelser og ev. treningsleir) samt sørge for at den blir gjennomført
  • TK skal planlegge/gjennomføre trenerforum – ansvarlig for å utarbeide en struktur på hvordan trenerforum i klubben skal organiseres.
  • TK skal støtte og inspirere trenere i klubben gjennom oppfølging og tips til treningsmetoder.(både med tilstedeværelse samt bruk av treningsøkta.no som trenerverktøy.) TK bør også ha ansvar for å følge opp trenerne i kampsituasjon.
  • På sikt er det ønskelig at TK-rollen kan utvikles til å bli en sportslig leder, bl.a. med følgende ansvar:
  • Sportslig ansvarlig for Haslum Akademiet/Telenor Xtra, inkl. rekruttering av trenere og sportslig opplegg (daglig leder er administrativt ansvarlig)
  • Sportslig ansvarlig for gjennomføring av fotballskoler, iht. årsplaner/budsjetter (daglig leder er administrativt ansvarlig)
  • Være hovedansvarlig for all sportslig aktivitet i Haslum Fotball, etter retningslinjer satt opp av styret i klubben (Sportsplanen) og i samråd med daglig leder
  • Ansvarlig for å videreutvikle sportsplanen og sørge for at sportsplanen legges til grunn for gjennomføring av all sportslig aktivitet i klubben.

 

Økonomiansvarlig

  • Sørge for at klubben har gode og kvalitetssikrete økonomirutiner
  • Sørge for å etablere/gjennomføre gode budsjettrutiner
  • Følge opp at økonomi har høy prioritet på styremøter
  • Bistå administrasjonen (ved behov) i økonomispørsmål
  • Leder av jenteutvalget i klubben (for aldersgruppen 13-19 år)
  • Ansvarlig for å innkalle til jevnlige møter med jentelagene for å diskutere eventuelle utfordringer, problemstillinger og løsninger.
  • Ansvarlig for å holde administrasjonen og styret oppdatert på status på jentelagene/jentefotballen i klubben
  • Være kontaktpunkt mellom administrasjonen og jentelagene for kommunikasjon begge veier.
  • Påse at alle årgangene har oppdatert info liggende ute på lagsidene på www.haslumfotball.no
  • Påse at alle årgangenes behov for treningstid blir innrapportert og ivaretatt så langt det lar seg gjøre.

 

Jentefotballansvarlig

  • Leder av jenteutvalget i klubben (for aldersgruppen 13-19 år)
  • Ansvarlig for å innkalle til jevnlige møter med jentelagene for å diskutere eventuelle utfordringer, problemstillinger og løsninger.
  • Ansvarlig for å holde administrasjonen og styret oppdatert på status på jentelagene/jentefotballen i klubben
  • Være kontaktpunkt mellom administrasjonen og jentelagene for kommunikasjon begge veier.
  • Påse at alle årgangene har oppdatert info liggende ute på lagsidene på www.haslumfotball.no
  • Påse at alle årgangenes behov for treningstid blir innrapportert og ivaretatt så langt det lar seg gjøre.

 

Guttefotballansvarlig

  •  Leder av gutteutvalget (GU) i klubben (for aldersgruppen 13-19 år)
  • Ansvarlig for å innkalle til jevnlige møter med guttelagene for å diskutere eventuelle utfordringer, problemstillinger og løsninger.
  •  Ansvarlig for å holde administrasjonen og styret oppdatert på status på guttelagene/guttefotballen i klubben
  • Være kontaktpunkt mellom administrasjonen og guttelagene for kommunikasjon begge veier.
  • Påse at alle årgangene har oppdatert info liggende ute på lagsidene på www.haslumfotball.no
  • Påse at alle årgangenes behov for treningstid blir innrapportert og ivaretatt så langt det lar seg gjøre.

 

 Barnefotballansvarlig

  •  Leder av barnefotballutvalget (BFU) i klubben (for aldersgruppen 7-12 år)
  • Ansvarlig for å innkalle til jevnlige møter med  Årskoordinatorene (ÅK-ene) for å diskutere eventuelle utfordringer, problemstillinger og løsninger i barnefotballen.
  • Ansvarlig for at administrasjonen og styret er oppdatert om de respektive lagenes årskoordinatorer og ansvarlig for å holde administrasjonen og styret oppdatert på status på barnefotballsårgangene i klubben
  •  
  •  Være kontaktpunkt mellom administrasjonen og årgangene i barnefotballen for kommunikasjon begge veier.
  • Påse at alle årgangene har oppdatert info liggende ute på lagsidene på www.haslumfotball.no
  • Påse at alle årgangenes behov for treningstid blir innrapportert og ivaretatt så langt det lar seg gjøre.

 

Anleggsansvarlig [EH1] 

  • Påse at klubbens anlegg til enhver tid møter de krav som stilles.
  • Jobbe for å utvikle nye anleggsmuligheter - sammen med idrettslagets øvrige anleggsansvarlige.
  •  Sørge for at det etableres gode vedlikeholdsrutiner på anleggene
  • Rapportere til styret om status på anlegget og ev. kvalitetsavvik.

 

 

5.4 Administrasjonen

Daglig leder

Daglig leder er ansvarlig for den daglige operasjonelle driften av klubben, herunder også løpende utforming og oppfølging av administrative rutiner. Daglig leder rapporterer til styret.  Daglig leder har ansvaret for å legge forholdene til rette for en effektiv og kvalitetssikret drift av årgangene/lagene. 

Her er noen av hovedoppgavene (se ellers egen stillingsbeskrivelse):

  • DL er ansvarlig for klubbens daglige drift, herunder oppfølging av administrative rutiner.
  • DL skal gjennomføre styrets beslutninger og ta nødvendige beslutninger innenfor de rammer og retningslinjer som er gitt av styret
  • DL skal delta på- og forberede saker til styremøtene
  • DL skal påse at klubben drives økonomisk forsvarlig – og rapportere avvik fra budsjett til styret
  • DL har overordnet ansvar for Haslum Akademiet og fotballskolene (administrativt/økonomisk)
  • DL har personalansvar for sportslig leder og skal følge opp at denne opptrer/ gis muligheter til å opptre iht. vår sportsplan
  • DL har ansvar for planlegging/gjennomføring av turneringer arrangert av klubben.
  • DL har ansvar for at klubbens anlegg disponeres optimalt (kamper/treninger) samt god informasjon rundt dette.
  • DL har ansvar for at alle ansatte og frivillige har tilstrekkelig kompetanse innenfor de områdene de skal jobbe/bidra og ev. sørge for nødvendig kursing/opplæring av disse
  • DL har ansvar for at klubben har kontroll på alle viktige, definerte oppgaver, som f.eks.

-        Oppstart av nye årganger

-        Spilleroverganger

-        Dugnadskoordineringer

-        Politiattester

-        Kioskdrift i klubbhuset

-        Utstyr (Klubb-/lags- og spillerutstyr)

 

 

Administrativ støtte (behovet for denne stillingen vurderes fortløpende av DLog styret)

Dette kan bl.a. være:

  • Ansvarlig for weborg (medlems-/treningsregister).
  • Ansvarlig for FIKS ( i samarbeid med DL).
  • Oppdatering av nettsiden vår, bl.a. med banedagbok og andre definerte saker
  • Påmelding av lag til seriespill ( i samarbeid med DL/sportslig leder og ÅK-er).
  • Bistå DL på de til enhver tid definerte arbeidsoppgavene (bl.a. økonomi)

 

Sportslig leder (stillingsstørrelsen kan variere over tid)

Her er noen av hovedoppgavene (se ellers egen stillingsbeskrivelse):

  • Være hovedansvarlig for all sportslig aktivitet i Haslum Fotball, etter retningslinjer satt opp av styret i klubben (Sportsplanen) og i samråd med daglig leder
  • Ansvarlig for å videreutvikle sportsplanen og sørge for at sportsplanen legges til grunn for gjennomføring av all sportslig aktivitet i klubben.
  • Bistå de forskjellige årskullene med etablering av en grundig sportslig plan for sesongen (inkl. cupdeltagelser og ev. treningsleir) samt sørge for at den blir gjennomført
  • Planlegging av trenerforum – ansvarlig for å utarbeide en struktur på hvordan trenerforum i klubben skal organiseres.
  • Støtte og inspirere trenere i klubben gjennom oppfølging og tips til treningsmetoder.(både med tilstedeværelse samt bruk av treningsøkta.no som trenerverktøy.) TK bør også ha ansvar for å følge opp trenerne i kampsituasjon.
  • Sportslig ansvarlig for Haslum Akademiet/Telenor Xtra, inkl. rekruttering av trenere og sportslig opplegg (daglig leder er administrativt ansvarlig)
  • Sportslig ansvarlig for gjennomføring av fotballskoler, iht. årsplaner/budsjetter (daglig leder er administrativt ansvarlig)

 

Utvalg:

  • Gutteutvalg (GU)
  • Jenteutvalg (JU)
  • Barnefotballutvalg (BFU)
  • Sportslig utvalg

 

Andre roller:

  • ÅK-er (se egen beskrivelse)
  • Roller rundt lagene (se egne beskrivelser)

 

Div. oppgaver som må løses (og som må plasseres under ansvarlig rolle/person):

-        Web./nettside

-        Weborg/medlemsregister/betalingsløsninger

-        FIKS

-        Overganger

-        Banedisponering/baneplan

-        Oppstart nye årganger

-        Dommerkoordinator

-        Fair-Play ansvarlig

-        Utdanning

-        Frivillighet/dugnad

-        Politiattester

-        Kiosk

-        Utstyr

Fordelingen av ovennevnte oppgaver/ansvar kan variere over tid, avhengig av gjeldende organisasjonsmodell og personer (kompetanse)

 

Tilbake til Klubbhåndboka

 

Aktiviteter

Ingen aktiviteter tilgjengelig for øyeblikket